계획을 세워도 금방 흐트러지고, 해야 할 일이 머릿속을 떠나지 않아 늘 무언가에 쫓기는 기분이신가요?
그렇다면 이제 ‘생산성 시스템’을 체계적으로 구축할 때입니다.
오늘은 전 세계적으로 검증된 GTD(Getting Things Done) 방법론과
요즘 가장 인기 있는 디지털 생산성 도구 Notion을 활용해
나만의 생산성 시스템을 설계하는 법을 알려드릴게요.
🧠 먼저, 생산성 시스템이란?
단순히 ‘일을 빨리 처리하는 것’이 아니라
하고 싶은 일과 해야 할 일을 구분하고,
혼란 없이 집중할 수 있도록 도와주는 시스템입니다.
잘 설계된 시스템은 다음과 같은 특징을 갖습니다:
- 해야 할 일을 놓치지 않고
- 올바른 타이밍에 올바른 행동을 하게 하며
- 뇌의 과부하를 줄여 창의력과 몰입을 끌어올립니다
📌 GTD란 무엇인가?
**GTD(Getting Things Done)**는 생산성 전문가 데이비드 앨런(David Allen)이 고안한
할 일을 정리하고 행동으로 옮기기 위한 5단계 방법론입니다.
✔ GTD 5단계 프로세스
- 수집 (Capture) – 머릿속의 모든 일을 ‘바구니’에 꺼내기
- 정리 (Clarify) – 그것이 행동인지, 아니면 메모인지 구분
- 정리 (Organize) – 프로젝트, 리스트, 카테고리로 분류
- 검토 (Reflect) – 주기적으로 시스템 점검 & 업데이트
- 실행 (Engage) – 지금 할 수 있는 일을 바로 실행
💡 핵심은 “해야 할 모든 것을 신뢰할 수 있는 시스템에 맡기고, 머리는 생각하는 데만 쓰자”는 철학입니다.
💻 GTD + Notion = 나만의 생산성 OS
Notion은 메모, 할 일 관리, 캘린더, 데이터베이스 기능을 모두 통합할 수 있어
GTD 시스템을 구축하기에 최적화된 툴입니다.
📂 GTD Notion 구성 예시
1. Inbox (수집함)
어떤 아이디어든, 해야 할 일이든 여기로 쏟아붓기!
빠르게 메모하고 나중에 정리하는 공간입니다.
- 노션 템플릿: /inbox 페이지
- 입력 요소: 텍스트, 링크, 이미지 등 자유롭게
2. Next Actions (다음 행동 리스트)
할 일로 명확히 정의된, 즉시 실행 가능한 작업만 정리합니다.
- “전화하기”, “이메일 보내기”처럼 명확한 동사로 시작
- 컨텍스트별 분류: @집, @사무실, @온라인 등
3. Projects (프로젝트 관리)
두 개 이상의 행동이 필요한 일은 ‘프로젝트’로 관리합니다.
- Notion 데이터베이스로 구성 (보드 or 리스트 뷰)
- 각 프로젝트에 연결된 할 일(Task)과 진행률 관리
4. Calendar (일정 관리)
- 일간/주간 뷰로 일정 & 기한 정리
- 프로젝트나 할 일과 연동 가능
5. Reference (자료 보관함)
실행은 아니지만 보관해두고 싶은 정보
- 아이디어, 링크, 문서, 책/강의 메모 등
6. Weekly Review (주간 점검)
시스템이 정체되지 않도록 매주 ‘리셋’하는 시간
- 어떤 일이 완료되었고, 어떤 프로젝트가 정체되었는지 검토
- 필요 없는 일 제거 → 새로운 목표 추가
📊 Notion 활용 팁: 생산성을 높이는 디테일
- ✅ 체크박스 + 상태 관리
“할 일 → 진행 중 → 완료”로 작업 상태를 시각화 - 🧩 템플릿 자동화
프로젝트 생성 시 자동으로 할 일 리스트가 붙는 구조 - 🔗 링크드 데이터베이스 활용
여러 페이지에서 같은 정보를 연동해서 사용 가능 - 🧘♀️ 오늘 할 일 보기 전용 뷰 만들기
Today 태그를 설정하여 오늘 해야 할 일만 한눈에 확인
🧩 나에게 맞는 GTD 커스터마이징
GTD는 모든 사람에게 똑같이 적용되는 정답은 없습니다.
나의 성격, 일의 성격, 선호하는 툴에 맞춰 유연하게 변형하는 것이 핵심이에요.
예를 들어:
- 너무 복잡한 분류가 스트레스를 준다면, 단순한 태그로 관리
- 프로젝트 관리가 필요 없다면 ‘다음 행동 리스트’만 집중
- 모바일 사용 비중이 높다면 간단한 위젯 형태로 요약
⏳ 하루 10분, 주 1시간이면 충분한 관리
많은 분들이 “시간이 없어서 시스템 구축이 어렵다”고 말하지만,
사실 GTD는 시간을 절약하기 위한 도구입니다.
- 매일 아침: 오늘의 할 일 정리 (5~10분)
- 매주 금요일: 주간 리뷰 & 다음 주 계획 (30~60분)
이 작은 루틴만으로도 혼란 → 질서 → 몰입으로 삶이 바뀌는 경험을 하게 됩니다.
✨ 마무리하며: 당신만의 생산성 OS를 만들자
우리는 매일 수십 가지 결정을 하고,
그에 따른 수많은 할 일을 마주합니다.
그 모든 것을 머릿속에만 담아두는 건 한계가 있어요.
**신뢰할 수 있는 외부 시스템(GTD + Notion)**을 구축하면
마음은 더 가볍게, 행동은 더 명확하게 바뀔 수 있습니다.
당신만의 생산성 시스템, 오늘부터 하나씩 만들어보세요.
그게 곧 더 나은 하루와 더 여유로운 삶을 여는 열쇠가 될 겁니다.